六合心水透码报:2019第123期内部透码

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依照場合分類

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2007年9月22日,下午三點,我正在高雄縣議會的講堂講解依照場合分類、批次處理的重要。我問了一個問題:

  “如果有一個活動通知,需要打三十個電話,通知三十位朋友參加,需要耗時多少?”
  “兩小時”、“一個半小時”、“三小時”答案此啟彼落
  “30分鐘!”高雄巨港青商的姻雅回答
  “為何你覺得30分鐘就能打完”我請她詳細解釋一下
  “一開始打會比較慢,打了幾通后,就會抓出要傳遞的核心訊息,寫在紙上,每一個講的時候都講標準的話術,這樣子越打就會越快”姻雅回答

  真是個好答案,需要常常打電話給別人的都知道,把數個電話集中在一起打可以節省大量的時間。將同樣類型的事情一次處理,其實這就是以照場合分類、批次處理的概念,在加工及組織的階段中,是最三個最重要的概念之一(另外兩個是下一步行動及任務,三者息息相關),”場合”兩個字,也是這篇文章的主題。

  好友蘋果核曾在文章“發掘屬于你的inbox”中提到:

  “場合檢視的能力是inbox進化成行動清單最重要的核心力量,將inbox調整成依【場合】分類應該能夠提升更多的效率”

  但是何謂場合呢?場合的英文是“context”,英文翻譯是“造成一個事件發生所需的環境”,例如:

  想打電話給張先生,所需的場合就是電話
  想要寫email給Thomas,所需場合就是電腦

  場合的概念有點像web 2.0的“tag”概念,標上一些標簽,借此分類。但是場合的數量過多,會讓我們容易忘記該為行動貼上哪個場合,依我個人的工作習慣,只用了以下五個場合來分類,分別是自己動手做、當面溝通、電話、電腦、思考。

(1)自己動手作

  2008年5月18日的研討會后,在課堂中講解時,提到希望時間管理的高手們,盡量不要自己動手作,而要授權給他人。這樣的講法,讓許多朋友覺得很不舒服(事情都給別人做,自己省時間,這不是很自私的行為嗎?),也有些朋友沒有這樣的感覺,覺得和我一貫的思路沒有不同。一樣的話,引請不同反應,也讓我在研習會后細細思索。后來才發現,我沒有把“團隊分工”的概念講解清楚。

  時間管理問題,大多和其他人的互動有所關系,如果能夠建立團隊,并有很好的互信基礎,整個團隊就可以依照個人的專業及所有的自由時間分工。每一個參與的個人都有參與感、這樣子不用凡事都由主辦人自己承擔,并能造就一個很好的結果。

  以我5月18日時間管理的研習會為例,這場研習中涌泉的宏霖、老K是主辦人,小關、昆蟲則協助事前餐點、報到等行政事宜(老K、長風、小秋、喵等等人也協助良多),我及老K則負責講課的部份,形成團隊,并有完善的分工,就能舉辦一個復雜的研習會。

  自己動手做的品質最好(例如部落格文章寫作我就無法授權,要自己寫),也是沒有團隊支援時的最佳選擇,但是有團隊時,就要瞭解自己在團隊中的角色,善盡職責,這樣就能成就復雜的任務,貢獻更大的價值。

(2)當面溝通

  今年的4月26日為了舉辦一日的時間管理研習會,我也利用參加涌泉舉辦iRich版現金流活動的機會,介紹研習會活動,并獲得在場涌泉夥伴們的支持。這就是一種當面的溝通。為了和涌泉夥伴說明,我事前準備了一整頁的筆記,思考如何表達自己的概念讓大家瞭解,并提出要請涌泉夥伴一起思考的問題(收費費用的討論)。

  日本茶道師千利休提出“一期一會”的說法,“一期”,表示人的一生;“一會”,意味著僅有一次相會。也就是說,泡茶人與喝茶人,要珍惜能夠在一起喝茶的機緣,既然是人生中僅有一次的相會,我們就必需付出人生中僅有一次的精神,來對待眼前這個茶會。這個概念讓我對于當面溝通這件事情很重視,人生無常,要珍惜碰面的機緣。

內人Clare很落實”當面溝通”這件事情,在每次和朋友的聚會和家庭活動中,她一定事前作足功課,不論是交通、天氣、行程、到當地要做的事情,無不推敲拿捏,這一點讓我收獲良多。也讓我養成和人討論事項前,一定會做好準備,才不會碰面開會卻無法進入主題,作成結論。

(3)電話

  我在七月份的電子報“黃金通訊錄十招 打通人脈任督二脈”,提出了建立黃金通訊錄的三個基本原則,建立單一資料庫、名片資料數位化、把電腦和手機同步通訊錄。這樣的好處是,讓我們建立通訊錄系統,可以快速找到自己要聯絡人的電話。

  以前面姻雅三十分鐘打三十個電話為例,如果她的手邊沒有一本完整的通訊錄(青商會會為所有會友制作通訊錄),她就無法行云流水的一路打電話下去,而必須花 費許多時間找尋電話號碼,造成無謂的時間浪費,因此,如果自己平時就養成建立完整通訊錄的習慣,也可以讓我們大幅節省時間。

  除此之外,每通電話前,事先想好要溝通的重點也很重要,不但可以節省通話時間,更能讓雙方迅速進入事情的溝通,品質也能更好。

(4)電腦

  電腦上面的場合我覺得要分成兩大類,一個是單機做事的狀況(規劃任務、寫文章等),一個是用電腦溝通的狀況(email、skype等)。不論哪一個狀況,都需要純熟的打字能力,如果您的打字速度太慢,一定要想辦法把自己中文打字的速度練起來。

a. 運用電腦軟體做事

  我會使用google文件寫文章、keynote制作簡報、運用行事歷、通訊錄等軟體,讓我做事時更加流暢。我覺得現代人要學習一些電腦軟體來增加自己的工作效率,可以讓自己工作能力大增。我建議投影片的制作、用電腦繪制心智圖、簡單的圖片加工都是要學的。

b 運用電腦來溝通

  網路,就是通往別人面前電腦視窗的那一條路,如果您使用電腦,卻沒有善用電腦的溝通功能,那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails,skype也是非常棒的溝通工具。除此之外,可以利用網路論壇、部落格、SNS來提高自己的數位能見度,做好數位行銷的工作??梢園淹飛嚇笥訓背尚檳庵悄彝?,不論是各種自己感興趣議題(電腦、生活、時間管理、閱讀、理財等等),都有人可以請教討論,學習起來也更加迅速。

  我常常覺得,電腦不會落伍,但使用電腦的我們會落伍。學好電腦及各種網路的應用,等于是增強我們的數位能力,讓我們的影響力藉由軟體及網路更加擴大。

(5)思考

  大部分時間管理的思考,屬于直線型,想好下一步行動即可(約占80%),少部份的思考比較復雜,需要心智圖或規劃工具的配合,才能想得完整(約占20%),有一些極重要的問題,則需要深度思考(約占1%),需要閱歷及長期的練習,才能德倒好的答案。

  因此在加工的階段,有些問題不是一下子就想得出合適的下一步行動,這時候這些事情,就可以歸類到”思考”這個場合,利用時間,再做深入的分析及思索。例如我要規劃出國自助旅行的行程,因為牽扯的因素很多(預算、天數、假期、行程等),就需要用特定的時間思考規劃比較合適。

  我常常覺得時間管理,其實是某一種系統思考,運用一些方法,讓自己思考的品質變好,最終讓我們做事的品質提升。
 
結語

  一旦我們決定要做哪一件事情候,要有方法將這些事情執行好。而依照場合分類,事實上是一種將事情系統化執行的思考,讓我們這些思考過的行動方式,創造更好的身(自己動手)、語(溝通)、意(思考)結果。


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